Beleidsondersteunend medewerker technische dienst

🔍 Leuven

📁: Techniek

📅   : 2500002D Vacaturenummer

Solliciteren tot: 18-03-2025

Verleg grenzen als beleidsondersteunend medewerker projectbureau

Wil jij mee grenzen verleggen bij het realiseren van uitdagende bouwprojecten?
Ben je gepassioneerd door bouwen en organiseren?
Heb je een hart voor de zorgsector?
Binnen de technische dienst van UZ Leuven vormt de beleidsondersteunend medewerker de spil in de projectadministratie van grote bouw- en renovatieprojecten. Samen met je collega’s in het projectteam ben je de vertegenwoordiger van het ziekenhuis als bouwheer.
Jouw drijfveer is meerwaarde bieden aan onze patiënten en aan jouw collega’s, zodat zij in optimale omstandigheden zorg kunnen krijgen en geven, en hun projecttaken kunnen uitvoeren. Patiëntenzorg, dienstverlening, innovatie, opleiding en samenwerken staan centraal.

Dit betreft een voltijdse vacature voor onbepaalde duur.

Hoe verleg je grenzen?

In UZ Leuven bundelen dagelijks meer dan 10.000 gedreven medewerkers hun expertise om kwalitatieve patiëntenzorg aan te bieden. De technische dienst van UZ Leuven is +/- 200 medewerkers sterk en verantwoordelijk voor de 24/7 technische bedrijfszekerheid van de gebouwen, infrastructuur en toestellen op de verschillende campussen (Gasthuisberg, Sint-Rafaël en Pellenberg). Tevens staat de technische dienst in voor het ontwerp en de realisatie van alle bouw- en renovatieprojecten.

Als beleidsondersteunend medewerker ga je aan de slag binnen het projectbureau van de technische dienst. Binnen de technische dienst verzorgt de afdeling projectbureau de coördinatie van de grote (nieuw)bouwprojecten, alsook de opvolging van de ‘bouw’aspecten binnen deze projecten. Een team van project- en werfcoördinatoren, tekenaars / BIM-modelleurs en financieel-technisch administratief medewerkers werkt hiervoor nauw samen met de andere afdelingen van de technische dienst, met de andere diensten binnen het ziekenhuis (dienst ruimteplanning/beheerscontrole, preventie&milieu, financiële dienst,…), alsook met externe bouwpartners.

De beleidsondersteunend medewerker projectbureau coördineert en faciliteert de projectadministratie van de bouw- en renovatieprojecten. Dit houdt onder meer in:

De administratieve aanmaak en opvolging van projectdossiers.
De voorbereiding en opvolging van projectdossiers op stuurgroepen, managementteams en directiecomités.
De (financiële) opvolging van alle overeenkomsten en bestellingen in het kader van bouwprojecten: in studie, tijdens uitvoering, in het kader van veiligheid, verzekeringen,… (ereloonnota’s, vorderingsstaten, inkoopaanvragen,…).
Het nauwgezet registreren van alle projectdata in het ERP-systeem (Peoplesoft).
Uitgebreid overleg met project- en werfcoördinatoren, met projectingenieurs technieken,...
Het afstemmen van de financiële projectparameters met andere UZ Leuven diensten: aankoopdienst, financiële dienst, stafcel financiële directie, dienst ruimteplanning / beheerscontrole,...

Daarnaast beheert de beleidsondersteunend medewerker projectbureau overkoepelend in alle projecten het volgende:

De eindafrekeningen en jaarafsluiting einde boekjaar in relatie tot projecten.
Overzichten en verantwoording van budgetoverschrijding in bouwprojecten.
De af- en verrekeningen van de bouwprojecten UZ Leuven / KU Leuven of andere partijen.
De interne en externe audits.

De beleidsondersteunend medewerker adviseert, ondersteunt en rapporteert aan de leidend ambtenaar en het afdelingshoofd projectbureau omtrent financieel-administratieve projectgerelateerde onderwerpen. Hij/zij leidt het projectadministratieteam binnen het projectbureau technische dienst en stemt tevens dagelijks af met de collega’s van de afdeling onderhoudsbeheer en kwaliteit.

Kennis welke binnen het beheer en de coördinatie van projecten wordt uitgebouwd, wordt interactief gedeeld binnen het team. Zo wordt continu bijgedragen aan verbetering van onze dagelijkse werking.

Wat heb je daarvoor nodig?

Je bent in het bezit van een bachelordiploma, bij voorkeur in een financiële richting (of gelijkwaardig door ruime ervaring binnen een vergelijkbare functie).
Je hebt interesse en inzicht in het realiseren van gebouwen en technische installaties, alsook in het beheer en onderhoud ervan en je hebt ervaring (meer dan 5 jaar) met de administratieve en financiële opvolging van bouwprojecten.
Je bent vertrouwd met computerwerk en met het gebruiken van de courante softwaretoepassingen (zoals Word, Excel,… ). Kennis van ERP- systemen, documentuitwisselingssystemen en/of documentbeheersystemen is een troef.
De uitvoering van je job vereist een klantgerichte ingesteldheid en je kan je vlot uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk. Luisteren, analyseren van problemen en een oplossingsgerichte aanpak zijn een evidentie voor jou.
Je werkt zelfstandig, nauwgezet, efficiënt en gestructureerd. Flexibiliteit, leergierigheid en dynamiek zijn onmisbare karaktertrekken.
Je bent stressbestendig, diplomatisch en assertief. Je beoogt goede samenwerkingen en bent een teamspeler.

Wat krijg je terug?

UZ Leuven biedt een professionele, multidisciplinaire werkomgeving die de evoluties op de voet volgt en waar volop ruimte is voor opleiding, begeleiding en persoonlijke groei. Ook gaan we al meer dan 20 jaar samen voor duurzame zorg.

Binnen de technische dienst kom je terecht in een boeiende werkomgeving waar je de kans krijgt om mee UZ Leuven uit te bouwen als een duurzame topreferentie. We zetten in op multidisciplinair samenwerken en stapsgewijze optimalisaties, met het oog op levenslang leren.
We voorzien inhoudelijk gevarieerde uitdagingen en je kan werken in een constructief team binnen een complexe ziekenhuisorganisatie.

Onze voordelen omvatten:

Motiverend loonpakket (loonschaal IFIC 14) en talrijke extra legale voordelen zoals groeps- en hospitalisatieverzekering, tussenkomst vervoersonkosten, bijkomende verlof- en feestdagen, ecocheques, eigen bedrijfsrestaurant,...
Afhankelijk van je expertise en je relevante ervaring binnen het gevraagde domein, kan je hoger worden ingeschaald.
Aandacht voor een goede work-life balance.
Een volledig overzicht van alle voordelen van werken in UZ Leuven vind je op onze jobsite.

Klaar om grenzen te verleggen?

Solliciteer vandaag nog op deze vacature door het online sollicitatieformulier in te vullen en jouw CV toe te voegen.
Voor meer informatie kan je terecht bij de dienst werving en selectie van UZ Leuven: 016 34 49 78.