Financieel coördinator Clinical Trial Center (CTC) - Financiële dienst

• Solliciteren tot: 31-08-2022

Situering

Binnen UZ Leuven wordt klinisch onderzoek ter bevordering van de geneeskunde hoog in het vaandel gedragen.

Het Clinical Trial Center (CTC) staat in voor de coördinatie van alle klinische onderzoeksactiviteiten binnen UZ Leuven en biedt integrale ondersteuning aan alle medisch en paramedisch wetenschappelijk mensgebonden in vivo onderzoek zodat de uitvoering ervan op een transparante, efficiënte, kwaliteitsvolle en wettelijk correcte wijze kan plaatsvinden.

De afdeling financiële coördinatie CTC van de Financiële Dienst staat in voor het opmaken van de studie gerelateerde kostenramingen, het onderhandelen van budgetten, de verwerking van budget amendementen, en de facturatie en interne verdeling van financiële middelen zowel m.b.t. klinisch onderzoek in opdracht van de industrie als m.b.t. academisch georiënteerde samenwerkingen.

Momenteel zijn we op zoek naar een enthousiaste verantwoordelijke om de financiële afdeling CTC binnen de Financiële Dienst aan te sturen en de operationele werking ervan in goede banen te leiden.

Het betreft een contract van onbepaalde duur aan 80 tot 100% tewerkstelling.

Wat je functie inhoudt

• Je bent verantwoordelijk voor het structureren en organiseren van de operationele werking van de financiële cel, waarvoor je het eerste aanspreekpunt bent voor je team en interne en externe stakeholders.
• Vanuit je diepgaande praktijk ervaring en kennis van het wet- en regelgevend kader adviseer je de UZ Leuven directie met betrekking tot de interne beleidsvorming in het kader van het financieel beheer van klinische studies.
• Je staat in voor de correcte toepassing van het wet- en regelgevend kader en het daaruit voortvloeiende interne beleid met betrekking tot de financiële opvolging van klinische studies en implementeert hiertoe een efficiënt operationeel werkingskader.
• Je verzorgt boekhoudkundige analyses en financiële controles in het kader van bovenvermelde activiteiten.
• Je coördineert de jaarlijkse rapportering over de activiteiten van het CTC evenals de ad hoc rapportering in functie van specifieke vragen van interne en/of externe partners (medische diensten, directie UZ Leuven,…)
• Je coördineert de automatisering van de boekhoudkundige verwerking en de optimalisering van de processen en de procedures met betrekking tot klinische studies, in samenwerking met IT en andere betrokken stakeholders. Je  levert bijvoorbeeld de specificaties aan na overleg met de stakeholders, leidt de testing, waakt over de vooropgestelde implementatie tijdslijnen en voorziet de nodige documentatie om een vlotte implementatie te vrijwaren. Na de initiële uitrol, blijft je verantwoordelijk voor de verdere optimalisering van de ondersteunde softwarepakketten m.b.t. het financiële beheer van klinische studies.
• Intern (o.a. contact met artsen) en extern overleg (o.a. contacten met de overheid, revisoren, commerciële partners etc.) maken inherent deel uit van jouw takenpakket. Je onderhoudt de communicatielijnen met alle stakeholders van het klinisch onderzoek.
• Je bewaakt, aan de hand van diverse parameters, de kwaliteit van de geleverde dienstverlening van de financiële afdeling CTC en neemt de nodige stappen om deze permanent te evalueren en, waar nodig, bij te sturen.
• De coördinator financiële cel draagt actief bij aan de verdere uitbouw van het CTC en neemt gericht initiatieven om de expertise en dienstverlening te verbeteren en verder te ontwikkelen.
• Je bent verantwoordelijk voor een tiental medewerkers. Je stuurt je team aan en bent de eerste aanspreekpersoon voor de directe medewerkers en je ondersteunt hen bij de interpretatie en oplossing van problemen. Tevens sta je in voor de opvang en begeleiding van nieuwe medewerkers, en de organisatie van functionerings- en evaluatiegesprekken.
• Je werkt nauw samen met de collega-afdelingshoofden van de financiële dienst en de collega-coördinatoren van het CTC.

Wat wij vragen

• Je vervolledigde met succes een universitaire master opleiding in de (toegepaste) economische wetenschappen, handelsingenieur, biomedische wetenschappen, of bent gelijkwaardig door ervaring. Ook medewerkers met andere opleidingen met sterke affiniteit voor cijfers komen in aanmerking.
• Je typeert je door een kritisch denkvermogen, een sterk analytisch inzicht, een hoog probleemoplossend vermogen en een goed ontwikkelde synthesezin.
• Je kan relevante ervaring voorleggen.
• Je hebt een goede PC–kennis (PeopleSoft, Excel, Word, …).
• Je bent stressbestendig en flexibel naar werkschema en uurrooster.
• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken en je kan medewerkers motiveren en coachen.
• Je beschikt over de nodige leidinggevende en communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal (zowel mondeling als schriftelijk).
• Ervaring in de ziekenhuiswereld en kennis van klinisch onderzoek zijn pluspunten.