Secretariaatsmedewerker voor het diensthoofd - Dienst tandheelkunde

📁
Administratie
📅
190000C5 Vacaturenummer

  • Solliciteren tot: 29-11-2019

Situering

Binnen de dienst tandheelkunde van UZ Leuven worden drie basisopdrachten verenigd: patiëntenzorg, opleiding en onderzoek. Het organiseren van de volledige undergraduate en MaNaMa opleidingen tandheelkunde, leidt tot een noodzakelijke sterke verweving van de KU Leuven en UZ Leuven opdrachten. De dienst beschikt over diverse zorgprogramma's gaande van algemene tandheelkunde, kindertandheelkunde, patiënten met bijzondere noden, endodontie, restauratieve tandheelkunde, pijn en dysfunctie van het kaakstelsel en parodontologie tot orthodontie.

Om ons team te versterken zijn we op zoek naar een secretaresse voor het diensthoofd.


Het betreft een voltijdse vacature met een contract voor onbepaalde duur. 



Wat je functie inhoudt
  • Je draagt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse en efficiënte werking van het dienstsecretariaat en stuurt vanuit deze verantwoordelijkheid een zestal medewerkers van het dienstsecretariaat inhoudelijk aan met aandacht voor innovatieve processen.
  • Je bouwt een deskundige en dynamische administratieve en secretariële ondersteuning uit en je kan voorstellen uitwerken om de werking van de dienst verder te optimaliseren en de stafleden meer optimaal te ondersteunen.
  • Je fungeert als eerste contactpersoon voor de dienst en je bent in staat de interne en externe contacten vlot en professioneel te laten verlopen. Je kan hierbij correct inschatten wat de prioriteiten zijn.
  • Je beheert de agenda en mailverkeer van het medisch diensthoofd en je zorgt voor de nodige dossiervoorbereiding in functie van interne en externe vergaderingen.
  • Je behartigt de courante secretariële taken zoals briefwisseling, telefoon (al dan niet digitaal), het maken van presentaties, verslaggeving van raden en vergaderingen e.d..
  • Je staat in voor de medische dienstregeling (jaar-, maand- en weekplanning, vergaderingen voorbereiden en organiseren).
  • Je kan systemen opzetten voor het registreren, classificeren en opvolgen van gegevens, mede gebaseerd op het implementeren en up to date houden van transparante protocollen.


Wat wij vragen

  • Je bezit een bachelordiploma office management en je hebt relevante ervaring op het niveau van een directiesecretariaat.
  • Je bent vlot drietalig (N-F-E), zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bezit een zeer goede kennis van MS Office en bent bereid om jouw softwarekennis op peil te houden.
  • Je bent flexibel en staat open voor een vlotte collegiale samenwerking.
  • Je onderhoudt goede contacten met het personeel van de dienst.
  • Je bent discreet en houdt rekening met de medische deontologie.
  • Je bent nauwkeurig en stipt in opdrachten.
  • Je hebt een goed organisatievermogen en je kan zelf initiatieven nemen.
  • Autonomie, pro-activiteit en kritisch meedenken zijn competenties die je typeren op niveau van directiesecretariaat.

Wat wij bieden
  • UZ Leuven biedt een professionele, multidisciplinaire werkomgeving die de evoluties op de voet volgt en waar volop ruimte is voor opleiding, begeleiding en persoonlijke groei.
  • Een degelijk personeelsstatuut met talrijke extralegale voordelen zoals groeps- en hospitalisatieverzekering, tussenkomst vervoersonkosten, bijkomende verlof- en feestdagen, eigen bedrijfsrestaurant.

Interesse
  • Solliciteer vandaag nog op deze vacature door het online sollicitatieformulier in te vullen en jouw CV toe te voegen.
  • Voor meer informatie kan je terecht bij Rekrutering en Selectie van UZ Leuven via tel. 016 / 34 49 78.

  • Wil je meer informatie over het werken binnen het ziekenhuis, de sollicitatieprocedure of UZ Leuven als werkgever? Neem dan zeker een kijkje op onze website.

Mijn sollicitaties

Bekijk hier jouw sollicitaties bij UZ Leuven.

Mijn sollicitaties

Hulp nodig?

Hulp nodig bij het solliciteren?