Heb jij organisatorisch talent en een oplossingsgerichte focus? Dan ben jij misschien de teamplayer die we zoeken!

Verleg grenzen als management assistant voor de dienst anesthesie

In UZ Leuven bundelen dagelijks meer dan 10.000 gedreven medewerkers hun expertise om kwalitatieve patiëntenzorg aan te bieden.
Momenteel willen we deze groep versterken met een (medical) management assistant binnen de dienst anesthesie.
Je verzorgt samen met je collega’s het dienstsecretariaat van de dienst anesthesie. Je takenpakket is afwisselend, je vervult administratieve en ondersteunende taken.
Het betreft een voltijds vacature voor onbepaalde duur.

Hoe verleg je grenzen?

• Je staat in voor algemene secretariaatstaken binnen het dienstsecretariaat van anesthesie (opvolgen van post, briefwisseling / mailboxen , agendabeheer stafleden, opmaak attesten en brieven, telefonische permanentie).
• Je houdt de interne documentatie en communicatie bij op een overzichtelijke manier
• Je zorgt voor de administratie van de medische studenten en volgt met andere collega’s hun dossier verder op.
• Je staat in voor het telefonisch beheer van interne en externe contacten (stafleden, assistenten, vertegenwoordigers).
• Je staat mee in voor de organisatie van interne en externe evenementen, workshops en examens.
• Je geeft administratieve en logistieke ondersteuning aan meerdere stafleden.
• Je zorgt voor de verslaggeving van vergaderingen van de dienst.
• Je houdt verscheidene databanken up to date.

Wat heb je daarvoor nodig?

• Je beschikt over een bachelor diploma management assistant of gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt (bij voorkeur) ervaring in een allround administratieve – of secretariaatsfunctie.
• Je kan vlot werken met MS Office, ruime ervaring met excell (oa formules)is noodzakelijk.
• Je hebt uitstekende kennis van het Nederlands en bent communicatief vaardig. Kennis van Engels en Frans (beperkt) is een meerwaarde.
• Je bent een organisatorisch talent, bent proactief en hebt een oplossingsgerichte focus.
• Je bent een teamplayer maar kan ook autonoom werken.
• Je bent dynamisch en flexibel.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent voldoende assertief.
• Je beschikt over de nodige empathie in contact met anderen.
• Je werkuren situeren zich tussen 07h30 en 17h30 met flexibiliteit volgens de vereisten van het takenpakket.